طراحی پرتال سازمانی
پرتال‌ها دریچه یا پایگاهی برای تبادل اطلاعات در فضای وب هستند. در اکثر مواقع پرتال را با وب سایت اشتباه می‌گیرند. اما در واقع پرتال معنی و کارایی فراتر از یک وب سایت دارد.
پرتال‌ها بر خلاف وب سایت‌ها، که تنها به یک منبع اطلاعاتی وصل هستند، به منابع اطلاعاتی مختلفی دسترسی دارند. پرتال‌ها اطلاعات مورد نیاز کاربرانی را که به آن‌ها مراجعه می‌کنند را از پایگاه‌های دیگر جمع آوری کرده و آن‌ها را در اختیار مخاطبان قرار می‌هند.
اما منظور از پرتال چیست؟ پرتال‌ها چه تفاوتی با وب سایت‌ها دارند؟ چه سازمان‌هایی نیاز به طراحی پرتال دارند؟
تا آخر این مقاله همراه ما باشید؛ در این نوشته سعی داریم برای سوالات بالا جواب‌های کاملی پیدا کنیم.
پرتال چیست؟
کلمه پورتال یا پرتال (portal) در لغت نامه‌های فارسی به کلمه دریچه یا درگاه معنی شده است. پرتال‌ها پایگاه‌هایی در وب هستند که اطلاعاتی را از طریق اینترنت در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
پورتال مکانی مرکزی است که کاربر با مراجعه به آن می‌تواند به طیف گسترده‌ای از اطلاعات دست پیدا کند. به طور دقیق‌تر کار پرتال‌ها این است که مجموعه وسیعی از اطلاعات و دیتاها را از منابع مختلف جمع آوری و آن‌ها را تلفیق کند و سپس در یک صفحه واحد آن‌ها را نمایش دهد.
پرتال‌ها دریچه‌های اطلاعاتی هستند که: اخبار لحظه به لحظه، رویدادها، گزارش‌ها، تقویم و برنامه کاری سازمانی که برای آن طراحی شده‌اند را به اطلاع کاربران می‌رسانند.
طبق تعاریف بالا پرتال را می‌توان به درگاهی از اطلاعات تعریف کرد که بر این چهار پایه استوار است:
۱- جمع آوری اطلاعات
۲-تلفیق اطلاعات
۳- یکپارچه کردن اطلاعات
۴-اختصاصی کردن اطلاعات
اطلاعاتی که پرتال‌ها از منابع گوناگون جمع آوری و یکپارچه سازی می‌کنند شامل محتوای متنی، عکس، فیلم یا حتی سرویس‌ها الکترونیکی است.
کاربران با استفاده از درگاه پرتال‌ها می‌توانند یک حساب کاربری برای خود درست کنند و از طریق آن حساب کاربری به اطلاعات بخش‌های مختلف سازمان مورد نظر دسترسی پیدا کنند. یا حتی می‌توانند حساب کاربری خود را شارژ کنند و از خدمات مالی پرتال‌ها استفاده کنند.
در پرتال‌های مدیریت محتوا کاربران می‌توانند خودشان اطلاعات و اسنادی را اضافه کنند و با کاربران دیگر به اشتراک بگذارند.
برای مثال یک شرکتی را در نظر بگیرید که کارکنان آن به صورت دورکاری مشغول به فعالیت هستند و در مکان‌های جغرافیای مختلفی ساکن هستند.
هر کدام از این کارکنان باید اسناد و گزارش‌های خود را با دیگر اعضای تیم به اشتراک بگذارند. با توجه به دسترسی کاربری که برای هر کدام از این کارمندان تعریف شده است؛
- آن‌ها می‌توانند اسناد را در پرتال بارگذاری کنند
- به اسناد دیگر دسترسی داشته باشند
- اسناد دیگر را تغییر دهند
- اسناد را حذف کنند
آمازون و یاهو را می‌توان یک پرتال به شمار آورد.
تفاوت بین پرتال و وب سایت چیست؟
شباهت ظاهری زیاد بین پرتال و وب سایت باعث می‌شود که بسیاری از افراد در تشخیص این دو از هم، دچار مشکل شوند. اما در واقع پرتال‌ها با وب سایت‌ها تفاوت بسیاری دارند.
به طور کلی وب سایت‌ها مجموعه‌ای از صفحات وب هستند در حالی که پرتال‌ها دروازه و دریچه‌ای برای ورود به شبکه جهانی اطلاعات هستند.
پرتال‌ها کاربران را به وب سایت‌ها یا پرتال‌های دیگر هدایت و راهنمایی می‌کنند در صورتی که وب سایت‌ها معمولا دارای اطلاعات کافی و کاملی هستند که فقط بر روی خود وب سایت قابل دسترسی هستند.
وب سایت یک پایگاه موضوع محور است به این معنا که هر وب سایت برای یک موضوع مشخص فعالیت می‌کند . مخاطبی که با یک سایت کار می‌کند نیز به نوعی با موضوع فعالیت آن سایت مرتبط است.
اما پرتال‌ها سیستم‌هایی کاربر محور هستند؛ یعنی امکانات پرتال به شکلی طراحی شده‌اند تا پاسخگوی تمامی نیازهای کاربران باشد.
بخش‌ها و امکاناتی مانند ایمیل، تالارهای گفت و گو، انجمن‌ها و فروم های اینترنتی در پرتال‌ها برای این طراحی شده است تا کاربران زیادی را در سنین و علایق مختلف جذب کند و جوابگوی نیازها و جست و جوی آن‌ها باشد.
سیستم درآمدی پرتال‌ها بر پایه تبلیغات است، پرتال‌ها با توجه به تعداد کاربران فعالی که دارند می‌توانند برای کمپانی‌ها و شرکت‌ها مختلف تبلیغ کنند.
اما وب سایت‌ها می‌توانند به منظور هدفی غیر از کسب درآمد طراحی شوند.
اطلاعاتی که در وب سایت‌ها نمایش داده می‌شوند عموما به صورت تخصصی تولید شده‌اند و از منابع محدودی تامین می‌شوند. اما اطلاعات پرتال‌ها عموما جنبه اطلاعات عمومی دارند و از منابع پراکنده و مختلفی جمع آوری شده‌اند.
وب سایت‌ها در دسترسی عموم هستند یعنی مخاطبان با سرچ آدرس سایت می‌توانند محتوای سایت را ببینند و نیازی به لاگین کردن نیست. اما برای فعالیت در پرتال‌ها باید شناسه ورود و رمز عبور خود را وارد کنیم تا به اطلاعات پورتال دسترسی داشته باشیم.
انواع پرتال‌ها
پرتال‌ها به دو دسته عمودی و افقی تقسیم می‌شوند. پرتال‌های برای یک موضوع، سرویس، تجارت یا خدمات خاص استفاده می‌شود که کاربران آن‌ها هم افرادی خاص هستند.
پرتال‌های عمودی اطلاعات، ابزار، سرویس‌های جست و جو و گزارش و آمار در یک حوزه خاص را تهیه می‌کنند و در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
پرتال‌های افقی گستره وسیعی را پوشش می‌دهند برای مثال یاهو یک پورتال افقی است به عبارت دیگر پرتال‌های افقی پرتال‌هایی عمومی هستند که بانک‌های اطلاعاتی راجع به موضوعات زیاد و وسیعی هستند. در صورتی که پورتال‌های عمودی، پورتال‌هایی تخصصی هستند. پرتال‌ها را با توجه به کارکرد آن‌ها نیز می‌توان به انواع پرتال‌های سازمانی زیر تقسیم کرد:
پرتال سازمانی شرکتی
پرتال سازمانی بانک‌ها
بانک‌ها از جمله سازمان‌های بزرگی هستند که روزانه هزاران نفر به خدمات آن‌ها نیاز پیدا می‌کنند. امروزه خدمات بانک‌ها باید با سرعت هرچه بیشتر به سمت الکترونیکی شدن پیش بروند. طراحی پرتال سازمانی به بانک‌ها کمک می‌کند تا خدمات فیزیکی خود را در فضای الکترونیک ارائه دهند. تا ارباب رجوع بدون معطلی بتواند نیاز خود را حل کند.
پرتال سازمانی بیمه
شرکت‌ها و شعبه‌های بیمه با طراحی پرتال می‌توانند به کاربران این امکان را بدهند تا کاربر با استفاده از اینترنت از خدماتی مانند استعلام بیمه، پرداخت حق بیمه و خدمات دفترچه بیمه استفاده کنند.
پرتال سازمان‌های دولتی
در راستای اهداف دولت الکترونیک، سازمان‌ها و اداره جات دولتی باید تمامی خدمات خود را بر روی بستر اینترنت ارائه دهند. به این وسیله شهروندان بدون نیاز به مراجعه حضوری به سازمان‌ها می‌توانند نیازهای خود را برطرف کنند.
پرتال دانشگاهی
پرتال دانشجویی یا دانشگاهی به کارکنان دانشگاه یا دانشجویان کمک می‌کند تا کارهای اداری مربوط به دانشگاه مانند فرایند ثبت نام، انتخاب واحد و فارغ التحصیلی را با سرعت زیاد و صرف کمترین زمان و انرژی انجام دهند.
پرتال خبری
پرتال‌های خبری سامانه‌های تحت وبی هستند که اخبار را از منابع گوناگون جمع کرده و آن‌ها را در موضوعات مختلف دسته بندی می‌کنند و به کاربران ارائه می‌دهند. با رونق طراحی پرتال‌های خبری، روش سنتی و رسمی انتشار اخبار کمرنگ شده و روز به روز به خوانندگان و دنبال کنندگان آنلاین اخبار افزوده می‌شود.
پرتال خرید
پرتال‌های خرید به منظور دسترسی مستقیم مشتری به طیف وسیعی از محصولات، خدمات و اطلاعات طراحی می‌شوند.
در پرتال‌های خرید باید امکاناتی مانند، معرفی فروشندگان مختلف، مقایسه محصولات و قیمت توزیع کننده‌های مختلف، معرفی محصول و راهنمای استفاده از محصولات و نمایش وضعیت سفارش مشتری را داشته باشد.
پرتال شخصی
یک نفر برای ایجاد پایگاهی برای تعامل و اطلاع رسانی بین خود و گروهی خاصی از مخاطبان می‌تواند پرتال شخصی طراحی کند. متخصصان حوزه‌های مختلف با راه اندازی پرتال‌های شخصی می‌توانند خود را به گروه دوستان و مخاطبان خود معرفی کنند و دانش و آموخته‌ها و تجربیات خود را با دیگران به اشتراک بگذارند.
جمع بندی
طراحی پرتال، بسته به هدف و نوع کسب و کار شما، می‌تواند ابزاری مناسب در جهت پیش رفتن به سمت اهداف سازمانی شما باشد. با طراحی یک پرتال شما می‌توانید یک پایگاه یا پلتفرم خصوصی برای مخاطبان خود داشته باشید تا کاربران با استفاده از آن به اطلاعات و دیتاهای مورد نیاز خود دست پیدا کنند.
طراحی سایت و پرتال هر دو مزایا و کاربرد زیادی برای سازمان‌ها دارند. شما باید با توجه به نوع سازمان و اهداف سازمان خود ببینید کدام یک از این ابزار کارایی بیشتری برای کسب و کارتان دارد.